PLANEACIÓN DE LA CAPACIDAD

Una de las habilidades críticas a ganar para lograr ampliar el espectro de responsabilidad es la habilidad de planear la capacidad propia y de nuestros equipos. La sensación de estar abrumado aparece cuando lo que tenemos por hacer es mayor que lo que creemos somos capaces de hacer. Para ser más específicos, tenemos más compromisos que los que podemos cumplir, o de una mayor envergadura a nuestra capacidad. Estar abrumado produce estados de ánimo de ansiedad, frenéticos, con el foco en trabajar duro, pero sin satisfacción.

La planeación de la capacidad es el proceso de determinar la capacidad de producción que necesita una persona u organización para satisfacer las demandas cambiantes de sus productos o servicios en un cierto periodo de tiempo.

1. Determinar los requisitos para la planeación

Para realizar una adecuada planeación de la capacidad, se necesitan determinar algunos requisitos en varios sectores de la cadena de producción. Por un lado, es muy importante conocer nuestra capacidad de producción actual y por otro lado, tener estándares de calidad sobre el producto, servicio o calidad de nuestro trabajo final. No sirve de nada presionar la capacidad de producción de la organización o de una persona si al final el resultado va a ser un producto o servicio de menor calidad. En este paso, es necesario desglosar el trabajo por tareas y cuantificar el desempeño de los empleados sobre sus tareas asignadas. Dentro de este primer paso existen tres etapas: establecer las cargas de trabajo, determinar la unidad de trabajo y establecer los niveles de calidad. Las empresas eligen organizar las cargas de trabajo en relación a las personas que van a realiza la tarea, el tipo de trabajo por realizar o el proceso de trabajo. La siguiente etapa es definir las unidades de medición para poder llevar el control de procesos. Existen muchas herramientas tanto digitales (CRMs, Rescue Time, etc.) como tradicionales para tener un control de las tareas y el tiempo dedicado. Por último,  están los «estándares de calidad» que servirán para determinar la calidad del trabajo final y la calidad en cada tarea individual.

2. Análisis de la capacidad actual

Tanto a nivel organizacional como personal, las empresas y personas deben analizar en profundidad su programa de producción actual para evaluar su potencial de capacidad futura. Es necesario analizar cada tarea y el sistema en su conjunto. Los siguientes pasos ayudan a tener una fotografía del estado actual:

  • Usar las unidades de medición ya existentes para medir el desempeño sobre una misma unidad.
  • Comparar estas unidades sobre diferentes periodos de tiempo.
  • Revisar la utilización de recursos para cada tarea clave y descifrar las principales tareas que absorban más tiempo y por qué.
  • Determinar los puntos de mejora para perfeccionar el flujo de trabajo,

3. Planear a futuro

Después de haber analizado la capacidad actual, es tiempo de planear para el futuro. Con base en un plan de crecimiento y los requisitos de procesamiento, es necesario aplicar un plan de acción imaginando diferentes escenarios y pronosticando factores externos que podrían influir en la elaboración de una tarea. Para realizar esta paso, es necesario conocer la cantidad de trabajo entrante que se espera en los próximos trimestres. Luego, configurar el sistema para que sea óptimo tanto en calidad como en procesos. Por último, es necesario comunicar este plan de acción para que todos los empleados tengan una idea del flujo de producción interno.

 La solución de Hitos

Curso sobre los «Gestión de la Capacidad».

Objetivos de nuestro curso

Analizar, gestionar y procesar de tareas de manera efectiva y duradera.

Temario

  • El encanto de hacer más.
  • ¿Cuánto es suficiente?
  • Los sistemas vivos, prácticas sostenibles.
  • Valor contra más.
  • Responsabilidad y Coraje.
  • El poder del “no”.
  • Los relatos del sobre compromiso
  • Gerencia de la capacidad.
  • Gestión de expectativas y promesas.
  • Gestión de capacidad fija.
  • Aumento de capacidad.
  • Aumento de competencias.

Particulares

Dirigido a: Supervisores, mandos medios y gerentes de cualquier organización

Duración: 4 hrs | 6hrs

Grupo Máximo: 20 personas


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