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Todos queremos terminar con la cultura de “junta para todo” y poder ser más efectivos con nuestro tiempo. Hoy en día los mandos medios pasan en promedio 74% de su tiempo en una junta o reunión.

Existen buenas y malas juntas de trabajo. Una mala junta de trabajo dura horas, parece que nunca va a terminar y se habla por mucho tiempo sin llegar a ningún acuerdo concreto. En cambio, las juntas de trabajo efectivas son rápidas, directas a lo importante y sientes que realmente has logrado algo.

¿Cómo definir una junta de trabajo efectiva?

Organizar reuniones de trabajo efectivas no es simplemente una cuestión de hacer cosas obvias como compartir la orden del día y comenzar a tiempo. Si bien esos puntos son importantes, sólo son factores que ayudan pero no garantizan el éxito de una junta. La verdadera clave para lograr reuniones efectivas es organizarlas y ejecutarlas con un toque humano, no como un programa de automatización digital.

Es importante distinguir entre eficaz y eficiente. Una reunión eficiente comienza de inmediato, se mantiene en el camino debido a la buena administración del tiempo, incluye a la menor cantidad de personas posible y logra el objetivo declarado. Sin embargo, que haya sido eficiente no dice nada sobre si las personas correctas estaban en la sala por la razón correcta o si la reunión generó algún valor para el negocio.

En cambio, una reunión efectiva reúne a un grupo de personas cuidadosamente seleccionadas para un propósito específico, proporciona un foro para una discusión abierta y ofrece un resultado tangible: una decisión, un plan, una lista de grandes ideas para perseguir, una comprensión compartida del trabajo futuro, etc. No sólo eso, sino que el resultado se comparte con otras personas cuyo trabajo puede verse afectado.

Consejos para lograr una reunión de trabajo exitosa

Inicia las reuniones de trabajo a tiempo. Muchas reuniones están programadas para durar de 20 a 30 minutos, pero en realidad duran mucho más porque se posterga la hora de inicio esperando a que lleguen todos. En las empresas con más de 250 personas, casi 40% de las reuniones comienzan tarde. Y lo que es peor aún, la molestia crece mientras se espera a que comience la reunión, lo que resulta en más interrupciones, menos ideas y menos moral. Como solución, cita a todos con 5 minutos de anticipación, verás que hará un cambio notable en la puntualidad.

Involucra a las personas cada 10 minutos. Ese es el tiempo promedio del período de atención, según ha descubierto John Medina, un biólogo molecular y autor de reglas cerebrales. Para evitar que sea un discurso monótono o un curso magistral, la reunión necesita de la interactividad con la audiencia. Planea participaciones regulares en tus presentaciones Power Point y pide opiniones directas durante la junta. Es importante que al abrir un tema de debate se pueda volver a cerrar para no perder el punto esencial de la junta.

Manda la orden del día antes de la reunión. Es indispensable que establezcas una orden del día con anticipación y la compartas con las personas que van a asistir a la junta. De esta manera, tu audiencia estará preparada para los temas que se van a abordar. En un ideal, una junta eficaz y productiva debe tomar en promedio 20 minutos. Sin embargo, algunas juntas para decisiones realmente importantes pueden tomar más tiempo.

 La solución de Hitos

Curso sobre “Reuniones Efectivas”.

Objetivos de nuestro curso

Si estas buscando que tus reuniones tengan mayor tiempo efectivo, ganar tiempo de implementación de tus funciones y lograr buenas decisiones y acuerdos en tus reuniones, este es un taller para tí y tu organización. Con el, aprenderás a:

  • Ganar una metodología para reuniones efectivas.
  • Lograr reducir el tiempo empleado en reuniones “innecesarias”.
  • Lograr convocar y dirigir reuniones que llegan a acuerdos y decisiones que te guían al éxito.
  • Liberar tu agenda de reuniones en las que no debes de estar.
  • Eliminar estrés al ganar tiempo efectivo en tu día laboral.
  • Mejor balance de vida.

Temario

  • Tipos de reuniones.
  • Objetivos de las reuniones.
  • Roles de participantes.
  • Tiempos efectivos de una reunión.
  • Modelo de reuniones efectivas.
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Particulares

Dirigido a: Mandos medios y gerentes de cualquier organización.

Duración: 4 hrs

Grupo Máximo: 20 personas