¿Te gustaría tener un modelo que te ayude a dar retroalimentación en menos de 20 segundos y que sea una retroalimentación efectiva?

Dar retroalimentación puede ser un desafío, especialmente cuando tienes algo crítico que decir. ¿Con qué frecuencia reflexiona sobre decir algo o simplemente dejarlo pasar?

La retroalimentación constructiva puede ayudar a sus colegas a mejorar y enriquecer las relaciones en su equipo. En consecuencia, puede llevar el rendimiento de todos a un nivel superior. Sin embargo, la retroalimentación solo funciona si los destinatarios están dispuestos a aceptarla y trabajar en ella, lo que no sucede automáticamente.

A continuación se muestra una fórmula para dar retroalimentación, que debería ayudar a transmitir su mensaje y es más probable que sea aceptado. ¿Suena como algo que quieres? Entonces, vamos a sumergirnos.

Puede usar esta fórmula de Contexto – Observación – Impacto – Acción para hacer que la retroalimentación positiva y constructiva sea más impactante, pero dado que a las personas les resulta más difícil dar retroalimentación constructiva, esto es en lo que nos estamos enfocando.

Digamos que encuentra que uno de sus colegas interrumpe regularmente a otros y está comenzando a causar fricciones. Otras personas lo han mencionado, y desea cortarlo de raíz antes de que se convierta en un conflicto.

Contexto

Comience por identificar la situación. Dele a su colega un punto de referencia: un ejemplo específico de cuándo pueden haber demostrado el comportamiento en cuestión. Por ejemplo, hágales saber que se está refiriendo específicamente a lo que sucedió durante la reunión del equipo el día anterior, en lugar de comentar sobre sus interacciones generales con los demás (aunque puede tener más de un ejemplo).

Observación

Describa el comportamiento de manera clara y objetiva. Concéntrese en las acciones que tomó su colega y no en su personalidad.

Por ejemplo, puede decir «Me di cuenta de que durante la reunión de nuestro equipo, estaba tan entusiasmado con el tema que estábamos discutiendo que interrumpió a Mark y Julie varias veces cada uno».

Impacto

Ayude a su colega a comprender por qué está comentando este comportamiento describiendo su impacto. El comportamiento puede afectar a una o varias personas, o incluso a todo un equipo.

En el ejemplo anterior, el acto de interrumpir afecta repetidamente la contribución de Mark y Julie a la discusión. Puede darles la impresión de que sus contribuciones no son valoradas. También tiene un efecto en otros participantes que escuchaban a Mark o Julie y compromete el flujo de la reunión. Piense en el panorama general y elija el impacto que sea más relevante para mencionar.

Por ejemplo, el impacto es mayor cuando se habla del efecto en el grupo. “Después de que interrumpiste a Mark, la reunión se desvió. Hubiera sido mejor esperar hasta que hubiéramos terminado la discusión y luego planear una nueva reunión en torno al punto que planteó ”.

Acción

Ahora que ha superado la parte difícil de dar su opinión, no olvide ofrecer algunas sugerencias de lo que podrían hacer para mejorar. ¿Qué podrían hacer diferente la próxima vez?

Por ejemplo: «Tal vez la próxima vez podría darle más tiempo a quien está hablando para que explique qué significan para que todos podamos entender su punto de vista. Esto también les ayuda a sentirse más seguros de contribuir a las discusiones. Pregúntese si lo que quiere decir se basará en la discusión o será más perjudicial de lo necesario «.

Entonces, la próxima vez que esté a punto de dar su opinión, repítase:

Modelo COIN de Retroalimentación

Más allá del contenido de la retroalimentación, cómo la dices igual de importante. La forma en que transmites tu mensaje tiene un efecto significativo en cómo se percibirá, así que asegúrate de elegir tu lenguaje de manera adecuada.

Ofrece declaraciones con sugerencias

Hay tres estilos que puedes adoptar al dar tu opinión:

  • En una declaración fuerte: creo que la implementación fue defectuosa.
  • En una pregunta: ¿Crees que hubo un error con la implementación?
  • En una sugerencia: sugeriría algunos cambios en la implementación la próxima vez.

Considera con qué te sientes más cómodo y, lo más importante, el estilo al que crees que tu colega respondería mejor.

Evitar «PERO»

A veces es tentador decir: «Creo que hiciste un buen trabajo pero …» Puedes pensar que esto está suavizando el golpe, pero tu colega podría estar pensando: «¿qué pasa ahora?». Esto puede hacer que la gente se ponga a la defensiva rápidamente.

Cuando desees entregar comentarios positivos y constructivos, intenta enumerar tus puntos por separado. Por ejemplo:

“En primer lugar, tengo que decir que usted le explicó las condiciones al cliente muy a fondo. Bien hecho.

En segundo lugar, sería mejor si intenta mantener la sesión de consultoría un poco más centrada. Noté algunos detalles que podrían omitirse, porque no eran relevantes en este caso. Estaba perdido a veces «.

Usa el tiempo pasado

Es recomendado referirse a un comportamiento específico en el pasado. El uso del tiempo presente implicaría que su colega demuestre este tipo de comportamiento todo el tiempo, haciendo que sus comentarios suenen demasiado genéricos y podría perder su punto.

Usa verbos

Los verbos son mejores que los adjetivos porque dejan menos espacio para la interpretación. Por ejemplo:

Evite decir: «Fuiste grosero con un cliente ayer».

Más bien diga: «Ayer alzaste la voz y usaste oraciones cortas y rápidas con un cliente».

Recuerde usar el modelo C.O.I.N para que la persona entienda por qué eso fue un problema.

Sé consciente de tu lenguaje corporal

Cuando brinde comentarios en persona, tenga en cuenta su lenguaje corporal. Evite gestos que puedan poner a los receptores a la defensiva o ansiosos.

No levantes la voz: no estás enojado, les estás dando retroalimentación para ayudarlos a mejorar.

No cruces los brazos: no quieres parecer cerrado a una conversación y discusión sobre los comentarios.

No frunzas el ceño: no estás allí para juzgar sino para brindar apoyo. Las expresiones faciales pueden enviar mensajes sin siquiera decir nada.

Para crear una atmósfera de apertura, mantenga un tono amigable y un lenguaje corporal abierto.

En breve

Muchas personas encuentran que dar retroalimentación constructiva es desalentador. Si recuerdas usar la fórmula C.O.I.N, puedes asegurarte de que estás dando comentarios constructivos y accionables que ayudarán a tus compañeros, gerente o reporte directo a mejorar su desempeño.

¿Quieres poner esto en práctica? Descarga una copia gratuita del póster del marco C.O.I.N aquí y pégualo para ayudarlo a recordar.


Fernando Dada | Partner

Experimentado consultor en Evolución Comercial y Organizacional enfocado en el desarrollo de liderazgo y administración, formación de equipos, planeación estratégica y gestión del cambio con un acercamiento integral a desarrollar el negocio de sus clientes. Es un entrenador, facilitador, diseñador de programas, mentor y consultor completo. Fernando tiene un gran interés por ayudar a las organizaciones y a los grupos a que alcancen su estrategia de una manera efectiva mediante el establecimiento de relaciones para crear compromisos, al mismo tiempo que se fortalecen tanto los valores personales como los profesionales. Poseedor de un conocimiento profundo en las iniciativas orientadas al cambio, innovación de negocios, negociación, así como en el desarrollo del liderazgo y de equipos de trabajo. Fernando es un pensador analítico capaz de generar soluciones creativas para problemas de negocios complejos. Su experiencia interdisciplinaria en mercadotecnia, desarrollo de negocios y operaciones, como empresario y como líder del equipo ha refinado su capacidad de crear e implementar las estrategias necesarias para incrementar los ingresos y la participación en el mercado de empresas que operan en segmentos de negocios altamente competitivos.

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